Seiring berkembangnya teknologi, tanda tangan digital menjadi semakin populer dalam dunia bisnis. Tanda tangan digital adalah bentuk tanda tangan elektronik yang digunakan sebagai pengganti tanda tangan kertas. Tanda tangan digital memudahkan proses transaksi karena tidak perlu lagi menandatangani dokumen secara fisik. Namun, masih banyak yang belum tahu bagaimana cara membuat tanda tangan digital di word. Berikut adalah cara mudah membuat tanda tangan digital di Microsoft Word.
1. Membuka dokumen di Microsoft Word
Langkah pertama adalah membuka dokumen di Microsoft Word. Pilih dokumen yang ingin ditandatangani dan buka dengan cara klik dua kali pada file tersebut. Setelah dokumen terbuka, pilih tempat di mana tanda tangan akan diletakkan.
2. Memilih tanda tangan digital
Setelah memilih tempat tanda tangan, klik pada menu “Insert” di bagian atas dokumen. Pilih “Signature Line” pada dropdown menu dan pilih “Microsoft Office Signature Line”.
3. Mengisi informasi tanda tangan
Setelah memilih Microsoft Office Signature Line, akan muncul jendela “Signature Setup”. Isi informasi tanda tangan seperti nama, jabatan, dan alamat email. Kemudian klik “OK”.
4. Menambahkan tanda tangan
Setelah mengisi informasi tanda tangan, akan muncul tanda tangan digital di dokumen. Untuk menambahkan tanda tangan, klik pada tanda tangan digital dan pilih “Sign”. Tanda tangan digital akan muncul dan otomatis menyimpan tanda tangan tersebut.
5. Mengatur tanda tangan
Jika ingin mengatur tanda tangan, klik pada tanda tangan digital dan pilih “Signature Details”. Di sini, pengguna dapat mengganti tanda tangan, menambahkan sertifikat, dan mengatur keamanan tanda tangan.
6. Mengirim dokumen yang ditandatangani
Setelah menambahkan tanda tangan digital, dokumen dapat disimpan dan dikirim ke penerima. Penerima dapat melihat tanda tangan digital di dokumen tersebut.
7. Keuntungan tanda tangan digital
Tanda tangan digital memiliki beberapa keuntungan seperti menghemat waktu dan biaya, lebih aman karena menggunakan sertifikat digital, mudah dilakukan tanpa harus bertemu langsung dengan pihak yang melakukan transaksi.
8. Kerugian tanda tangan digital
Tetapi, tanda tangan digital juga memiliki beberapa kerugian seperti memerlukan biaya untuk membeli sertifikat digital, masih belum diakui secara universal, dan masih banyak orang yang belum terbiasa dengan tanda tangan digital.
9. Pertanyaan umum (FAQ)
1. Apa bedanya tanda tangan digital dengan tanda tangan elektronik?
Tanda tangan digital menggunakan sertifikat digital yang membuatnya lebih aman daripada tanda tangan elektronik.
2. Apakah tanda tangan digital sah secara hukum?
Tanda tangan digital sudah diakui secara hukum di beberapa negara seperti Amerika Serikat dan Inggris.
3. Apakah tanda tangan digital lebih mudah dilakukan daripada tanda tangan kertas?
Ya, karena tidak perlu bertemu langsung dengan pihak yang melakukan transaksi dan dapat dilakukan kapan saja dan di mana saja.
4. Apakah tanda tangan digital memerlukan biaya?
Ya, karena memerlukan sertifikat digital yang harus dibeli.
5. Bisakah tanda tangan digital digunakan di semua jenis dokumen?
Tergantung pada kebijakan dan aturan dari masing-masing instansi atau perusahaan. Namun, tanda tangan digital dapat digunakan pada sebagian besar dokumen.
10. Kesimpulan
Tanda tangan digital adalah bentuk tanda tangan elektronik yang semakin populer di dunia bisnis. Microsoft Word menyediakan fitur untuk membuat tanda tangan digital dengan mudah. Tanda tangan digital memiliki keuntungan seperti menghemat waktu dan biaya serta lebih aman karena menggunakan sertifikat digital. Namun, tanda tangan digital juga memiliki beberapa kerugian seperti memerlukan biaya untuk membeli sertifikat digital dan masih belum diakui secara universal.